Mục tiêu học tập: 

1. Trình bày được mục đích và yêu cầu của bảng mô tả công việc.

2. Trình bày được quy trình xây dựng 1 bảng mô tả công việc.

3. Trình bày được nội dung cần thiết của bảng mô tả công việc.

1. Mục đích sử dụng

1.1 Với người quản lý

Bảng mô tả công việc giúp cho người quản lý trong việc tổ chức các đơn vị trong công việc, tránh được sự chồng chéo hay bỏ sót công việc để giao nhiệm vụ cho từng nhân viên, đồng thời làm rõ trách nhiệm của từng cá nhân cũng như mối quan hệ của họ trong tổ chức, để kiểm tra đánh giá sự thực hiện của nhân viên; để huấn luyện nhân viên và xác định các phương tiện cần thiết. 

1.2 Đối với nhân viên: chỉ cho nhân viên biết rõ nhiệm vụ của mình, tự đánh giá được sự hoàn thành nhiệm vụ thông qua sự đối chiếu công việc thự thi và bảng mô tả công việc.

1.3 Đối với giáo viên: khi giáo viên hiểu được công việc của học viên họ sẽ xác định được mục tiêu và nội dung giảng dạy cho phù hợp với đối tượng đào tạo. Bởi mục đích của mọi chương trình đào tạo và huấn luyện là làm cho nhân viên có đủ kiến thức, kỹ năng và thái độ cần thiết để họ thực hiện hoàn thành nhiệm vụ của bản thân.

2. Yêu cầu của bảng mô tả công việc

- Mỗi nhân viên có một bảng mô tả công việc.

- Bảng mô tả công việc được lưu trữ tại phòng điều dưỡng và niêm yết tại nơi nhân viên làm việc, được bổ sung hàng năm và khi cần

- Từng nhiệm vụ phải được mô tả ngắn gọn, chính xác. Nhấn mạnh yêu cầu về chất lượng, số lượng và tiêu chuẩn công việc. Các nhiệm vụ được sắp xếp trật tự hợp lý

3. Quy trình xây dựng bảng mô tả công việc

3.1 Trách nhiệm xây dựng

- Điều dưỡng trưởng khoa viết bảng mô tả công việc cho từng vị trí nhân viên trong khoa.

- Điều dưỡng trưởng bệnh viên, trưởng khoa, trưởng phòng tổ chức cán bộ góp ý sửa  đổi lần cuối.

- Người duyệt là giám đốc bệnh viện.

3.2 Thu thập các nguồn thông tin: dựa vào nguồn thông tin sau:

- Chức năng nhiệm vụ của từng chức danh đã được quy định bởi Bộ nội vụ, Bộ y tế và dựa vào mục tiêu công tác, chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, điều dưỡng trưởng liệt kê công việc của toàn đơn vị và dự kiến phân công từng cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể nhằm hoàn thành chức năng nhiệm vụ mà đơn vị được giao.

- Dựa vào nhân lực trang bị hiện có, khối lượng công việc và kinh nghiệm của từng chuyên khoa, từng đơn vị.

- Dựa vào trình độ, kinh nghiệm của nhân viên.

- Kết quả giám sát thực tế và những kinh nghiệm cá nhân người quản lý, kể cả những thông tinh thu thập từ phía nhân viên. Khi biên soạn bảng mô tả công việc không được để sót nhiệm vụ nào, và khi dự kiến phân công cần chuẩn bị cho sự kế tục, thay thế mỗi khi nhân viên vắng mặt, nhưng cũng không được phân công chồng chéo giữa các cá nhân.

3.3 Viết bản thảo: điều dưỡng trưởng có thể tự soạn thảo hoặc phân công một số cá nhân soạn thảo bảng mô tả công việc cho từng điều dưỡng, hộ sinh, kỹ thuật viên hay hộ lý y công để có được bản thảo 1.

- Bản thảo 1 được gửi tới những cá nhân dự kiến nhận nhiệm vụ của mô tả công việc đó, các cá nhân sẽ tự nghiên cứu và trao đổi với điều dưỡng trưởng, nếu cần có thể điều chỉnh để có bản thảo hai.

- Họp toàn đơn vị để có thể điều chỉnh (nếu cần) từng bảng mô tả công việc để có bản thảo 3. Bước này sẽ tránh được phân công chồng chéo giúp cá nhân hiểu được nhiệm vụ của mình, nhiệm vụ của đồng nghiệp, đây cũng là cuộc họp dân chủ trước khi giao nhiệm vụ chính thức. Điều dưỡng trưởng sau khi hoàn thành biên bản và sửa bản thảo 3 để có bản thảo 4.

3.4 Trình duyệt và tổ chức thực hiện

- Bản thảo 4, bảng mô tả nhiệm vụ được gửi tới phòng điều dưỡng bệnh viện để phòng điều dưỡng và phòng tổ chức cán bộ nghiên cứu góp ý hoàn chỉnh trước khi trình giám đốc phê duyệt. Bảng mô tả nhiệm vụ cho từng vị trí công tác của điều dưỡng, hộ sinh, kỹ thuật viên, hộ lý đươc chính thức thực hiên khi có phê duyệt của giám đốc bệnh viện.

- Trong trường hợp nhân viên mới được bổ sung tới nhận công tác, điều dưỡng trưởng cần giải thích rõ từng nhiệm vụ và trách nhiệm đã ghi trong bảng mô tả công việc cho người đảm đương công việc trước khi họ thực hiện.

- Thời hạn thực hiện do giám đốc bệnh viện quy định. Các khoa phải tổ chức triển khai thực hiện theo quy định của giám đốc. Mọi nhân viên phải thuộc và hiểu rõ những nhiệm vụ được nêu trong bảng mô tả nhiệm vụ của mình. Bảng mô tả nhiệm vụ phải được treo gần nơi nhân viên thực hiện công việc và được quản lý tại phòng y tá điều dưỡng, phòng tổ chức cán bộ để kiểm tra đánh giá từng nhân viên.

4. Nội dung bảng mô tả công việc

4.1 Chức danh: ghi đúng theo chức danh quy định của nhà nước.

4.2 Quan hệ tổ chức: cần ghi rõ người đảm đương công việc phải báo cáo với ai? Giám sát công việc của ai? Và phối hợp với ai?

4.3 Nhiệm vụ chính: chỉ ghi những nhiệm vụ chính có tính chất tổng quát. Ví dụ: nhiệm vụ tổng quát của điều dưỡng trưởng viện là chăm sóc người bệnh, hỗ trợ và thực hiện y lệnh của thầy thuốc, quản lý tài sản, tham gia huấn luyện cho học sinh và nhân viên mới

4.4 Nhiệm vụ cụ thể: mô tả từng nhiệm vụ cụ thể, ngắn gọn, chính xác và rõ ràng có trình tự theo từng nhiệm vụ chính. Ghi rõ các yêu cầu về chất lượng, tiêu chuẩn công việc mà không cần ghi cách thực hiện công việc để tránh sự áp dụng cứng nhắc. Chú ý tới tần số hoặc kết quả cần đạt được, không cần đề cập tới cách thực hiện.

Ví dụ: đo mạch nhiệt độ huyết áp 2 lần/ ngày cho người bệnh. Mỗi công việc được mô tả ngắn gọn, mở đầu bằng động từ.

4.5 Điều kiện bổ nhiệm: cần nêu rõ yêu cầu:

- Trình độ chuyên môn.

- Trình độ hoặc kinh nghiệm chuyên khoa

- Phẩm chất đạo đức hoặc thái độ tác phong.

 5. Đánh giá công tác theo bảng mô tả công việc

Thông thường mỗi đơn vị tổ chức đánh giá nhân viên thường kỳ hàng tháng, hàng quý, 6 tháng, 1 năm. Khi bảng mô tả công việc được giám đốc bệnh viện phê chuẩn, có nghĩa đây là văn bản pháp lý trong nội bộ bệnh viện, đã được phổ biến tới các cá nhân và tổ chức. Mọi cá nhân và tổ chức phải thực hiện theo bảng mô tả công việc này. Do vậy khi đánh giá nhân viên điều dưỡng trưởng và ban lãnh đạo khoa hoặc bệnh viện cần dựa vào nội dung công việc của bảng mô tả công việc mà đánh giá. Kết quả đánh giá cần dược thông báo tới đương sự để họ biết những gì họ cần cải thiện để hoàn thành tốt nhiệm vụ.

Ví dụ: 

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHỨC DANH ĐIỀU DƯỠNG TRƯỞNG KHOA

1. Quan hệ tổ chức: dưới sự chỉ đạo của trưởng khoa và trưởng phòng điều dưỡng.

         Phối hợp với các bác sĩ điều trị và điều dưỡng trưởng các khoa.

         Lãnh đạo các điều dưỡng, hộ lý trong khoa

2. Nhiệm vụ chính

2.1. Tổ chức chăm sóc người bệnh toàn diện

2.2. Tổ chức công tác vệ sinh chống nhiễm khuẩn

2.3. Quản lý nhân lực điều dưỡng hộ lý

2.4. Quản lý tài sản và buồng bệnh.

2.5. Tham gia đào tạo nghiên cứu khoa học và chỉ đạo tuyến

3. Nhiệm vụ cụ thể

3.1. Tổ chức chăm sóc người bệnh toàn diện

- Tổ chức tiếp nhận và sắp xếp người bệnh khi mới nhập viện.

- Xây dựng và duy trì mô hình chăm sóc toàn diện theo nhóm.

- Chỉ đạo việc theo dõi, chăm sóc người bệnh nặng

- Kiểm tra việc chuẩn bị người bệnh trước khi đi phẫu thuật, chuyển khoa, chuyển viện.

- Đi buồng cùng trưởng khoa để nhận và tổ chức thực hiện các y lệnh về điều trị và chăm sóc.

- Chủ động đi buồng hàng ngày để thăm hỏi, nắm tình hình và giải quyết các yêu cầu của người bệnh.

- Tổ chức cuộc họp với gia đình người bệnh và ghi biên bản cuộc hop.

- Tham gia thường trực kh cần.

3.2. Chỉ đạo công tác vệ sịnh.

- Giám sát công tác vệ sinh, trật tự và an toàn trong các buồng bệnh, kiểm tra việc cọ rửa, khử khuẩn tiệt khuẩn theo quy định.

- Giám sát việc thu gom phân loại và xử lý chất thải, giám sát việc sử dụng các biện pháp phòng hộ đối với nhân viện.

3.3. Quản lý nhân lực:

- Phân công và lập bảng trực cho điều dưỡng, hộ sinh, đảm bảo yêu cầu chăm sóc người bệnh 24h/ngày. 

- Định kỳ nhận xét và đánh giá sự hoàn thành nhiệm vụ của điều dưỡng, hộ lý trong khoa.

- Phổ biến cho điều dưỡng, hộ lý những thông báo chỉ thị của cấp trên.

- Chủ trì các cuôc họp của điều dưỡng, hộ lý.

- Đôn đốc điều dưỡng điều dưỡng, hộ lý, học sinh, sinh viên thực hiện quy chế bệnh viện.

3.4. Quản lý tài sản: 

- Lập kế hoạch lĩnh y dụng cụ, văn phòng phẩm và vật tư tiêu hao

- Phân công điều dưỡng, hộ lý quản lý dụng cụ và tài sản.

+ Hàng ngày kiểm tra việc sử dụng và bảo quản dụng cụ trong khoa.

+ Viết phiếu yêu cầu sửa chữa và thay thế kịp thời các dụng cụ hỏng.

+ Chỉ đạo điều dưỡng hành chính lập hệ thống sổ sách để theo dõi tài sản theo quy định.

3.5. Tham gia đào tạo nghiên cứu khoa học

- Hàng năm xây dựng chương trình huấn luyện và đào tạo cho điều dưỡng, hộ lý trong khoa

- Tham gia hướng dẫn, giảng dạy cho điều dưỡng, hộ lý trong khoa, học sinh và sinh viên điều dưỡng.

- Tham gia nghiên cứu khoa học và áp dụng sáng kiến trong việc quản lý và chăm sóc người bệnh.

- Tham gia công tác chỉ đạo tuyến theo sự phân công.

- Tham gia các công việc khác theo sự phân công của trưởng khoa và điều dưỡng trưởng bệnh viện.

4. Điều kiện bổ nhiệm: 

- Có trình độ chuyên môn từ trung học trở lên.

- Đã qua lớp đào tạo về quản lý.

- Có khả năng giao tiếp tốt và giảng dạy.

- Có thâm niên công tác từ 5 năm trở lên.

Có thời gian áp dụng bắt đầu từ ngày.....tháng ....năm 200.. 

Phê duyệt của giám đốc.

(Ký tên đóng dấu)

TỰ LƯỢNG GIÁ

 * Trả lời ngắn các câu hỏi từ 1 đến  5 bằng cách điền từ hoặc cụm từ thích hợp vào chỗ trống   

 1. Kể đủ 3 yờu cầu của bảng mụ tả cụng việc: 

A. .......................................................

B. Bảng mụ tả cụng việc được lưu trữ tại phũng điều dưỡng, bổ sung khi cần

C. .......................................................

 2. Kể đủ 3 cỏ nhõn/đơn vị cú trỏch nhiệm xõy dựng bảng mụ tả cụng việc

A. ............................

B. Điều dưỡng trưởng bệnh viện, trưởng khoa, trưởng phũng tổ chức cỏn bộ

C. ...........................

3. Kể đủ 4 nguồn thụng tin để xõy dựng bảng mụ tả cụng việc: 

          A. Chức năng, nhiệm vụ của từng chức danh, mục tiờu cụng tỏc

B..............................................

C. ............................................

D. Kết quả giỏm sỏt thực tế và những kinh nghiệm cỏ nhõn của người quản lý

 4. Kể đủ 5 nội dung của bảng mụ tả cụng việc: 

A. ........................

B. Quan hệ tổ chức

C...........................

D. ..........................

E. Điều kiện bổ nhiệm

 5. Kể đủ 3 yờu cầu cần ghi rừ trong điều kiện bổ nhiệm để xõy dựng bảng mụ tả cụng việc: 

A. ............................................................

B. ...............................................................

C. ..............................................................

 * Phân biệt đúng sai các câu hỏi từ  6 đến 12 bằng cách đánh dấu (V) vào cột Đ cho câu đúng, cột S cho câu sai  

TT Nội dung Đ S

6 Bảng mụ tả cụng việc được duyệt bởi điều dưỡng trưởng bệnh viện

7 Cỏc điều dưỡng tự viết bảng mụ tả cụng việc của mỡnh

8 Bảng mụ tả cụng việc sau khi được phờ duyệt thỡ là văn bản phỏp lý trong nội bộ bệnh viện

9 Bảng mụ tả nhiệm vụ được gửi tới phũng điều dưỡng bệnh viện sau khi viết bản thảo là bản thảo 2

10 Bảng mụ tả cụng việc giỳp cho nhõn viờn tự đỏnh giỏ được sự hoàn thành cụng việc của mỡnh

11 Bản thảo 1 của bản mụ tả cụng việc được gửi tới những cỏ nhõn dự kiến nhận nhiệm vụ của mụ tả cụng việc đú

12 Bảng mụ tả cụng việc ghi rừ cỏc yờu cầu về chất lượng, tiờu chuẩn cụng việc mà khụng cần ghi cỏch thực hiện

* Chọn 1câu trả lời đúng nhất cho các câu từ 13  đến 16  bằng cỏch khoanh trũn vào chữ cỏi đầu câu trả lời được chọn: 

 13.  Trỏch nhiệm xõy dựng bảng mụ tả cụng việc là của: 

A. Điều dưỡng trưởng khoỏ

B. Trưởng khoa

C. Điều dưỡng, nhõn viờn trong khoa

D. A và B

E. A, B, C

 14. Bản thảo của bảng mụ tả cụng việc trỡnh duyệt ban giỏm đốc là:

A. Bản thảo 2. 

B. Bản thảo 3

C. Bản thảo 4. 

D. Bản thảo 5

 15. Thõm niờn để bổ nhiệm điốu dưỡng trưởng là: 

A. 2 năm trở lờn

B. 3 năm trở lờn

C. 4 năm trở lờn

D. 5 năm trở lờn

E. 6 năm trở lờn

 16. Thời gian thực hiện bảng mụ tả cụng việc được quy định do: 

A. Giỏm đốc bệnh viện

B. Trưởng khoa

C. Trưởng phũng tổ chức hành chớnh

D. Điều dưỡng trưởng bệnh viện